Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Website rema-solutions.com gemäß den geltenden Datenschutzvorschriften (insbesondere DSGVO).

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:
REMA-Solutions GmbH (vertretungsberechtigt: Manuel Travar)
Niedervillern 40, 83410 Laufen, Deutschland
Tel.: +49 8682 9532616
E-Mail: office@rema-solutions.de

Datenschutzbeauftragter

Tobias Strübing – VerDat24
Rinchnacher Weg 10, 10623 Berlin, Deutschland

Datenverarbeitung auf unserer Website

Im Rahmen der Nutzung unserer Website verarbeiten wir personenbezogene Daten in verschiedenen Situationen zu unterschiedlichen Zwecken. Nachfolgend erläutern wir die einzelnen Verarbeitungsvorgänge im Detail.

Zugriff auf die Website und Server-Logfiles

Bei jedem Besuch unserer Website werden durch unseren Hosting-Provider automatisch bestimmte Informationen erfasst und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Zu diesen Zugriffsdaten gehören z.B. der Name der abgerufenen Webseite bzw. Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp und -version, das Betriebssystem des Nutzers, die zuvor besuchte Seite (Referrer-URL) sowie die IP-Adresse.

Zweck: Die Verarbeitung dieser Zugriffsdaten erfolgt, um den technischen Betrieb und die Sicherheit unserer Website sicherzustellen (z.B. Gewährleistung der Stabilität und Sicherheit des Servers) und ggf. unsere Online-Angebote zu optimieren.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und fehlerfreien Bereitstellung unseres Webangebots).

Weitergabe: Die Server-Logfiles werden von unserem externen Hosting-Dienstleister (mit Sitz in der EU) in unserem Auftrag verarbeitet. Eine darüberhinausgehende Weitergabe dieser Daten an Dritte findet nicht statt.

Speicherdauer: Die Logfiles werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für einen begrenzten Zeitraum gespeichert und regelmäßig gelöscht. Eine Aufbewahrung erfolgt maximal bis zu 10 Jahren. (Hinweis: Da es sich um rein technische Protokolle handelt, ist eine vorzeitige Löschung unter Umständen nicht vorgesehen. Sollte im Einzelfall eine längere Speicherung erforderlich sein, etwa zu Beweiszwecken, werden die Daten bis zur endgültigen Klärung des Vorfalls aufbewahrt.)

Kontaktaufnahme (E-Mail, Telefon)

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten – etwa per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten. Das sind in der Regel Ihre Kontaktdaten (wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) sowie der Inhalt Ihrer Nachricht.

Zweck: Die Datenverarbeitung erfolgt, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, Sie anzusprechen und mit Ihnen kommunizieren zu können (z.B. zur Beantwortung von Fragen, Bearbeitung von Angeboten oder Anbahnung eines Vertragsverhältnisses).

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. Erfüllung eines Vertrags auf Ihre Anfrage hin).

Weitergabe: Wir behandeln Ihre Kontaktdaten vertraulich und geben sie nicht an Dritte weiter. Eine Übermittlung erfolgt nur, sofern dies zur Vertragsabwicklung erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Angaben so lange, wie es zur vollständigen Bearbeitung Ihrer Anfrage und eventueller Anschlussfragen erforderlich ist. Wird kein Vertragsverhältnis begründet, löschen wir Ihre Kontaktdaten spätestens nach Abschluss Ihrer Anfrage und einem angemessenen Zeitraum für Anschlusskommunikation. In der Regel bewahren wir Anfragen bis zu 3 Jahre auf, um bei späteren Rückfragen oder Folgeaufträgen darauf zurückgreifen zu können. Sollte aus Ihrer Anfrage ein Vertragsverhältnis entstehen, können die Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung und mindestens 3 weitere Jahre (gesetzliche Verjährungsfrist) gespeichert bleiben. E-Mail Korrespondenz wird von uns regelmäßig bereinigt und mindestens einmal jährlich gelöscht.

Hinweis: Die Angabe Ihrer Daten im Rahmen der Kontaktaufnahme erfolgt freiwillig. Ohne Bereitstellung zumindest der notwendigen Kontaktinformationen (z.B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten.

Kundenverhältnis und Vertragsabwicklung

Wenn Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen und es zu einem Vertragsverhältnis zwischen Ihnen (als Kunde) und uns kommt, verarbeiten wir weitere relevante Daten. Dies betrifft insbesondere Ihre Stammdaten (Name/Firma, Anschrift, Kontaktdaten), vertragliche Daten (z.B. Leistungsbeschreibung, Vertragsinhalte) sowie Zahlungs- und Abrechnungsdaten.

Zweck: Die Verarbeitung dieser Kundendaten erfolgt zur Vertragsdurchführung und Pflege der Kundenbeziehung – z.B. um Sie als Kunden zu identifizieren, unseren vertraglichen Verpflichtungen nachzukommen, Ihnen unsere Dienstleistungen bereitzustellen und abrechnen zu können.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags).

Weitergabe: Grundsätzlich behandeln wir Kundendaten vertraulich. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Beispielsweise kann es für die Auftragsdurchführung notwendig sein, bestimmte Informationen an Kooperationspartner oder Dienstleister weiterzugeben. In solchen Fällen beschränken wir den Umfang der übermittelten Daten auf das erforderliche Minimum und stellen durch vertragliche Vereinbarungen sicher, dass Ihre Daten dort ebenfalls geschützt sind.

Speicherdauer: Ihre Kundendaten werden so lange gespeichert, wie es für die Durchführung des Vertrags und die Betreuung der Kundenbeziehung erforderlich ist. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bewahren wir die Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen auf (d.h. mindestens 3 Jahre nach Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet). Rechnungs- und Buchhaltungsdaten speichern wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten 10 Jahre (vgl. § 147 AO, § 257 HGB). Sobald keine Aufbewahrungsgründe mehr bestehen, werden die Daten gelöscht.

Hinweis: Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages erforderlich. Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht schließen oder erfüllen.

Bewerbungen

Unsere Website bietet gegebenenfalls die Möglichkeit, sich online über eine E-Mail auf Stellenangebote zu bewerben oder initiativ Ihre Bewerbung an uns zu senden. Wenn Sie dieses Angebot nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (z.B. Name, Kontaktdaten, Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) sowie technische Meta-Daten (IP-Adresse und Sendezeitpunkt).

Zweck: Die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten erfolgt zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Wir speichern Ihre Angaben in unserer Bewerberdatenbank, um Ihre Eignung für aktuelle oder zukünftige Stellen zu prüfen und Sie gegebenenfalls kontaktieren zu können. Falls Sie uns im Zuge der Bewerbung Dokumente übermitteln, werden diese ebenfalls bei uns gespeichert.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG (Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses). Soweit Ihre Bewerbung besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthält (z.B. Angaben zu Gesundheitsstatus, religiöser Zugehörigkeit, Schwerbehinderung), verarbeiten wir diese Daten nur, wenn dies gesetzlich zulässig ist – insbesondere auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (Arbeitsrecht, Sozialschutz) – und behandeln sie mit besonderer Vertraulichkeit.

Weitergabe: Ihre Bewerbungsdaten werden innerhalb unseres Unternehmens nur an diejenigen Stellen und Personen weitergegeben, die mit der Entscheidung über Ihre Einstellung oder Vermittlung betraut sind. Sofern Sie als Kandidat für eine Position bei einem unserer Kunden in Betracht kommen, übermitteln wir nur geforderte Daten an diesen Kunden. Eine Weitergabe an externe Stellen erfolgt ansonsten nicht ohne Ihre vorherige Einwilligung. (Anmerkung: Falls unser Kunde seinen Sitz außerhalb der EU/des EWR haben sollte, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß DSGVO gewährleistet ist.)

Speicherdauer: Ihre Bewerbungsdaten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Sollte es nicht zu einer Anstellung oder Zusammenarbeit kommen, bewahren wir Ihre Daten nach Abschluss des Verfahrens noch bis zu 10 Monate auf. Diese Aufbewahrung erfolgt zur Wahrung unserer Nachweispflichten und zur Verteidigung etwaiger Rechtsansprüche, z.B. nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Anschließend werden die Daten gelöscht. Im Falle einer Einstellung oder Beauftragung (d.h. wenn ein Beschäftigungs- oder Vertragsverhältnis zustande kommt) können wir Ihre Bewerbungsdaten weiterhin verarbeiten, soweit dies für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. In diesem Fall werden die Daten in unsere Personal- bzw. Projektverwaltung überführt und nach den dort geltenden Bestimmungen (ähnlich wie bei Kundendaten, siehe oben) weiter aufbewahrt.

Hinweis: Die Bereitstellung Ihrer Bewerbungsdaten ist freiwillig. Ohne vollständige Angaben ist es uns jedoch möglicherweise nicht möglich, Sie im Bewerbungsverfahren zu berücksichtigen. Selbstverständlich können Sie eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung bestimmter freiwilliger Angaben jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Weitergabe von Daten an unseren Steuerberater

Im Rahmen unserer gesetzlichen Pflichten als Unternehmen kann es erforderlich sein, bestimmte Daten an externe Stellen weiterzugeben. Konkret betrifft dies die Weitergabe von Abrechnungs- und Buchhaltungsdaten an unseren Steuerberater.

Zweck: Erfüllung unserer gesetzlichen steuerlichen Pflichten und eine ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung. Dazu gehört insbesondere die Verarbeitung von Rechnungsdaten (Rechnungssteller, -empfänger, Beträge, Zahlungsinformationen) für Jahresabschlüsse, Steuererklärungen etc.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung). Wir sind gesetzlich (z.B. nach Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch) verpflichtet, bestimmte finanzrelevante Daten aufzubewahren und für das Finanzamt nachvollziehbar aufzubereiten.

Weitergabe: Die relevanten Rechnungs- und Buchhaltungsdaten werden an unseren externen Steuerberater (als empfangende Stelle bzw. Auftragsverarbeiter) weitergegeben. ist gemäß Art. 28 DSGVO zur Verschwiegenheit und Einhaltung der Datenschutzgesetze verpflichtet. Eine anderweitige Verwendung dieser Daten erfolgt nicht.

Speicherdauer: Rechnungs- und Finanzdaten bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Vorgaben mindestens 10 Jahre auf (gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht). Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht, sofern keine weiteren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer längeren Speicherung bestehen.

Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich einen technisch notwendigen Cookie namens “PHPSESSID”. Dabei handelt es sich um einen Session-Cookie, der eine zufällige Identifikationsnummer enthält, um Ihre Sitzung während des Besuchs der Website aufrechtzuerhalten (z.B. um Einstellungen oder Eingaben vorübergehend zu speichern). Dieser Cookie ist notwendig, damit die Website und bestimmte Funktionen korrekt funktionieren können. Der PHPSESSID-Cookie enthält keine personenbezogenen Informationen und wird automatisch gelöscht, sobald Sie Ihren Browser schließen (Session-Ende).

Wir setzen keine weiteren Cookies, Tracking-Tools oder Analysedienste ein. Insbesondere verwenden wir keine Dienste wie Google Analytics, Tracking-Pixel oder Social-Media-Plugins, die Ihr Nutzerverhalten nachverfolgen. Da der von uns eingesetzte Session-Cookie für den Betrieb der Website erforderlich ist, ist hierfür nach aktueller Rechtslage (vgl. § 25 Abs. 2 TTDSG) keine Einwilligung über ein Cookie-Banner notwendig.

Rechte der betroffenen Personen

Als betroffene Person im Sinne der DSGVO stehen Ihnen verschiedene Rechte zu, die Sie uns gegenüber geltend machen können. Im Einzelnen haben Sie das Recht:

Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können von uns eine Bestätigung darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese Daten und auf weitere Informationen hinsichtlich der Verarbeitung (z.B.die Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Empfänger, geplante Speicherdauer usw.).
Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung falscher oder unvollständiger personenbezogener Daten, die Sie betreffen, zu verlangen.
Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind, Sie eine erteilte Einwilligung widerrufen und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage fehlt, oder wenn wir Ihre Daten unrechtmäßig verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass dem Löschungsanspruch gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder andere gesetzliche Ausnahmen entgegenstehen können.
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, z.B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten (für die Dauer der Überprüfung) oder wenn Sie statt einer Löschung die Einschränkung bevorzugen. Im Fall der Einschränkung werden Ihre Daten – abgesehen von der Speicherung – nur noch mit Ihrer Einwilligung oder unter gesetzlich geregelten Umständen verarbeitet.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem können Sie verlangen, dass wir diese Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übertragen, soweit dies technisch machbar ist. Dieses Recht besteht allerdings nur, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht und mittels automatisierter Verfahren erfolgt.
Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir werden Ihre betroffenen Daten dann nicht mehr weiterverarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Widerspruch gegen Direktwerbung: Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für Direktwerbung verarbeiten sollten, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widersprechen – wir werden die Verarbeitung Ihrer Daten zu diesen Zwecken dann umgehend einstellen.

Diese Rechte können Sie jederzeit unentgeltlich uns gegenüber geltend machen. Bitte richten Sie Ihr Anliegen formlos per Post oder E-Mail an die oben angegebenen Kontaktdaten des Verantwortlichen. Wir werden Ihr Anliegen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags Auskunft über die von uns ergriffenen Maßnahmen geben.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Sie können sich dafür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

Für uns ist in der Regel folgende Behörde zuständig: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Deutschland. Die Beschwerde kann formlos erfolgen. Die Aufsichtsbehörde wird Sie über den Stand und das Ergebnis Ihres Anliegens informieren, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir treffen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), um Ihre personenbezogenen Daten bestmöglich zu schützen und die Anforderungen der DSGVO einzuhalten. Insbesondere setzen wir die Vorgaben aus Art. 25 DSGVO (Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen) konsequent um und halten unsere IT-Systeme stets auf dem aktuellen Stand der Technik. Wir haben mit allen externen Dienstleistern und Auftragsverarbeitern (z.B. unserem Hosting-Provider, IT-Dienstleistern und dem Steuerberater) vertragliche Vereinbarungen geschlossen, die den Schutz Ihrer Daten garantieren. Unsere Mitarbeiter werden regelmäßig zum Datenschutz geschult und auf Vertraulichkeit verpflichtet. Darüber hinaus unterziehen wir unsere technischen Systeme einer kontinuierlichen Wartung und Sicherheitsüberprüfung, um Datensicherheit, Datenintegrität und Verfügbarkeit der Daten dauerhaft sicherzustellen. Wir überprüfen unsere Datenschutzmaßnahmen regelmäßig und passen sie bei Bedarf an neue Entwicklungen an.

Stand dieser Datenschutzerklärung: Juni 2025